Önskelistan Webdoc

Varför finns det en önskelista?

Ombokningskalendern reflekterar alltid bara en ögonblicksbild. Vilka tider som är lediga ändrar sig hela tiden genom att patienter avbokar eller ombokar sina tider. Önskelistan ger patienter som inte hittar en passande tid i kalendern möjligheten att ändå få den perfekta tiden. På så sätt kan de via önskelistan omboka sin tid istället för att behöva avboka.

Exempel: En patient kan bara på fredagar. När hen kollar i kalendern finns det ingen tid tillgängligt på en fredag. Utan önskelistan hade patienten behövt avboka eller ringa kliniken. Patienten kan dock välja att önskar fredagar via önskelistan, när en tid som matchar på en fredag blir ledig bokas hen in direkt.

För allmän information om Önskelistan i WebDoc - läs här.

Hur fungerar önskelistan?

Om patienten inte hittar en passande tid att omboka till i ombokningskalendern kan hen välja att lämna önskemål om dagar som passar. Sedan kan patienten välja att avboka eller behålla nuvarande tid.

Det går att önska dagar från dagens datum och så långt in i framtiden som ombokningsfönstret tillåter. Zymego hanterar önskelistan automatiskt.

När patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid loggförs avbokningen i kundportalen, med information om att patienten finns i önskelistan. Patienten "parkeras" på ett schema i WebDoc som heter Zymego*. Se nedan för mer information om Zymego-schemat.

*För de som använt Zymego länge tillämpas den gamla metoden för önskelistan, dvs. att dessa patienter endast finns tillgängliga i önskelistan och i Zymegos databas. Om du är osäker vilken metod som används för er klinik, kontakta vår kundsupport.

Hur många dagar behöver patienten önska?

Patienten måste lämna önskemål om flera dagar för att Zymego i största möjliga mån ska hitta en tid som passar på en önskad dag. Hur många dagar de behöver önska beror på hur långt ombokningsfönstret för bokningstypen är. Patienten behöver alltid önska 20% av antal arbetsdagar som ingår i ombokningsfönstret, men aldrig mer än 12 dagar.
Läs om ombokningsfönstret i artikeln om matchningslogik i WebDoc.

Exempel:

Ombokningsfönstret är 30 dagar från idag, dvs. 20 arbetsdagar. Antal dagar som patienten behöver önska är därmed 0,2 x 20 = 4 dagar
Ombokningsfönstret är 60 dagar från idag, dvs. 40 arbetsdagar. Antal dagar som patienten behöver önska är därmed 0,2 x 40 = 8 dagar
Ombokningsfönstret har ingen övre gräns. Patienten behöver då önska 12 dagar, eftersom man aldrig behöver önska mer än 12 dagar.

Varför finns ett schema som heter "Zymego"?

När patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid loggförs avbokningen i kundportalen, med information om att patienten finns i önskelistan. Patienten "parkeras", dvs ombokas i Webdoc, till ett schema som heter "Zymego"*. Detta för att säkerställa att CVR-koder rapporteras korrekt i Webdoc.

Vad händer om patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid?

Läs mer under Patient väljer att avboka – parkeras på Zymego-schema i WebDoc i artikeln Önskelistan - hur fungerar den för WebDoc-kliniker?

Vad händer om patienten väljer att önska dagar och behålla sin ordinarie tid?

Om patienten väljer att behålla sin ordinarie tid efter att ha lämnat önskemål om en ny tid, sker följande:

Patienten får erbjudanden om passande tider, om hen välja acceptera ett erbjudande så ombokas hen till den nya tiden.

Hur ska jag hitta nya tider till alla på önskelistan?

Ni behöver inte hantera patienter på önskelistan själva, det gör Zymego automatiskt. Om Zymego inte kan hitta en passande tid till en patient på önskelistan, så kommer ni se den rödmarkerad under "önskelista" i kundportalen.

Varför har en patient blivit ombokat sex månader framåt i tiden?

På "Zymego"-schemat "parkeras" patienter som har avbokat och ställt sig på önskelistan, tills de får en ny tid. Vi "parkerar" patienterna sex månader framåt i tiden från idag. Det betyder dock inte att patienten har en tid om sex månader, patienten är endast parkerad på "Zymego"-schemat. När en passande tid blir ledig i en behandlares schema bokas patienten in på denna tid och försvinner från "Zymego"-schemat.

Behöver jag kontakta patienter på önskelistan?

Zymego hanterar önskelistan automatiskt. Endast om Zymego inte har hittat en passande tid till en patient, dvs patientens önskade dagar har passerat utan att en passande tid blev ledig och Zymego har därefter inte kunnat hitta en ledig tid inom två veckor, behöver patienten hanteras manuellt. Dessa patienter visas i Zymego kundportal under menyfliken “önskelista” och rödmarkeras.

Får en patient två tider om vi bokar in patienten manuellt och hen är också på önskelistan i Zymego?

Nej, inte om ni ombokar patienten från "Zymego*-schemat". När en passande tid blir ledig för en patient som är på önskelistan, kollar Zymego om patienten fortfarande finns på "Zymego*-schemat". Om patienten inte finns där längre får hen ingen ny tid.

⚠️ Viktigt! Det är därför bäst att ni ombokar patienter från "Zymego*-schemat" till en ny tid när ni hanterar sådana patienter manuellt.

*För de som använt Zymego länge tillämpas den gamla metoden för önskelistan, dvs. att dessa patienter endast finns tillgängliga i önskelistan i kundportalen och i Zymegos databas. Om er klinik använder den metoden behöver ni endast ta bort patienterna från önskelistan i kundportalen. Om ni inte tar bort dem kommer Zymego boka in en ny tid till patienterna. Om du är osäker vilken metod som används för er klinik, kontakta vår kundsupport.

Hur tar jag bort en patient från önskelistan?

Vi rekommenderar att ni tar bort patienten från "Zymego"-schemat* i Webdoc genom att antingen omboka eller radera bokningen. Om ni vill att önskelistan i kundportalen är uppdaterad bör ni även radera patienten i kundportalen från "önskelistan". Det har dock ingen betydelse för önskelistans funktionalitet om ni raderar patienten i kundportalen eller inte. När Zymego hittar en passande tid till en patient på önskelistan kollar systemet alltid mot Webdoc och om patienten inte finns kvar på "Zymego"-schemat kommer hen inte få en ny tid.

Vi kommer att lägga till möjlighet att automatiskt uppdatera önskelistan i kundportalen för att minska manuellt arbete.

*För de som använt Zymego länge tillämpas den gamla metoden för önskelistan, dvs. att dessa patienter endast finns tillgängliga i önskelistan och i Zymegos databas. Om er klinik använder den metoden behöver ni endast ta bort patienterna från önskelistan i kundportalen. Om ni inte tar bort dem kommer Zymego boka in en ny tid till patienterna. Om du är osäker vilken metod som används för er klinik, kontakta vår kundsupport.

En behandlare har slutat, vad händer med dennas patienter som är på önskelistan?

Om en patient har en tidstyp som inte kan ombokas till andra behandlare:
Zymego kommer inte kunna hitta en passande tid till patienten och hen kommer två veckor efter att alla önskade dagar har passerat (alltså precis som vanligt) visas som rödmarkerad i kundportalen under "önskelista". Rödmarkerad betyder att manuell hantering krävs.
Om en patient har en tidstyp som kan ombokas till andra behandlare:
Patienten kommer bokas in på en annan behandlare.

Vad är skillnaden mellan önskelistan (Wishlist) och väntelistan (kort-varsel-listan) för att få en tidigare tid?

Läs hela artikeln här.

Önskelistan Webdoc - FAQ

Önskelistan i Zymego gör det möjligt för patienter att ange önskemål om nya tider om de inte hittar en passande bokning. Här hittar du svar på de vanligaste frågorna kring hur funktionen fungerar i Webdoc och vad du som personal behöver tänka på.