Vad är Zymego och varför används det?

I genomsnitt står omkring 10 % av alla vårdtider tomma – ofta till följd av sena återbud. Det innebär inte bara förlorad vårdproduktion utan också längre väntetider för patienter och ökad belastning på personalen. Med Zymego kan detta undvikas.

Vad är Zymego?

Zymego är en webbapp, vilket betyder att patienter slipper ladda ner en app. Istället når de tjänsten via en länk – t.ex. från SMS, e-post, er hemsida eller direkt via Zymego.se– och loggar in med BankID. Tjänsten är utformad att vara enkel att använda, oavsett digital vana.

Genom Zymego kan patienter:

• Av- eller omboka tider själva

• Få automatiska erbjudanden om tidigare lediga tider – utan att behöva kontakta kliniken

• Ange önskade tider (önskelistan /wishlist) om de inte hittar en passande tid för att automatiskt bokas in om önskad dag får en ledig tid. Detta hindrar dem från att avboka och kontakta er ytterligare för att be om ny tid. 

Tjänsten är integrerad med ert journalsystem och jobbar helt i bakgrunden. Det betyder att allt som sker i Zymego uppdateras direkt i er tidbok – utan manuell hantering från personalen.

Varför används Zymego?

Zymego hjälper kliniker att:

• Fylla sena återbud automatiskt - även så sent som inom 24 timmar

• Minska antalet bokningsrelaterade samtal

• Förbättra tillgängligheten för patienter som verkligen behöver nå telefonist

• Avlasta personal och frigöra tid för andra uppgifter

Data visar att mellan 5–15 % av alla besök ställs in på grund av sena avbokningar eller uteblivna patienter. Det innebär att hundratusentals tider står tomma varje år, vilket kostar vården massor av resurser och vårdköerna förblir långa. Zymego fyller dessa tider – dygnet runt, automatiskt. 

Hur fungerar Zymego?

Zymego arbetar utifrån de bokningsregler ni själva sätter upp tillsammans med oss. Det kan exempelvis handla om: 

• Vilka tidstyper som ska vara hanterbara digitalt

• Hur långt före och efter en bokad tid patienten får boka om

• Om bokningar kan flyttas mellan olika behandlare eller enbart till samma

Systemet kontrollerar dessa regler och matchar dem med information om lediga tider och patienternas behov. Läs mer om matchningslogik under System & Inställningar.

Var 15:e minut söker Zymego efter lediga tider i ert bokningssystem. När en tid blir tillgänglig skickas erbjudanden ut till fem patienter åt gången. Om ingen accepterar erbjudandet inom 15 minuter, går det vidare till fem nya patienter – tills tiden är fylld. Patienten accepterar genom att logga in med BankID och tacka ja till erbjuden tid.

Vad innebär det för kliniken - förlorar personalen kontroll över tidsbokningar? 

Nej, att börja med Zymego betyder inte att ni tappar kontrollen över tidsbokningar. Kliniken väljer vilka tidstyper ska vara aktiva i Zymego och vilka som fortsatt behöver hanteras manuellt. Ni kan dessutom alltid välja att hantera en bokning manuellt även när Zymego jobbar i bakgrunden. Syftet med Zymego är att de flesta bokningar inte längre behöver hanteras av er som personal.

Vad är skillnaden mellan aktiv, passiv och dold tidstyp?

Alla mottagningens tider är knutna till en tidstyp, t ex Nybesök, Återbesök, Provtagning m.fl. I Zymego kan dessa klassificeras enligt följande:

• Aktiv tidstyp: Patienten kan om/avboka, få erbjudande om en tidigare tid, önska tider viaönskelistan (om önskelistan är aktiv). 

• Passiv tidstyp: Patienten ser tiden i Zymego, men får där information om att ändringar kräver kontakt med kliniken, t ex vid för komplexa bokningar. (Se bilden)

• Dold tidstyp: Patienten ser inte bokningen alls – t.ex. vid interna eller administrativa tider, och spärrade tider.

Vilken klassificering som används bestäms i samråd med Zymego vid uppstart – och kan självklart justeras över tid.

Vad krävs för att allt ska fungera?

För att Zymego ska fungera optimalt behöver:

• Zymego implementeras efter noggrann konfigurering av regler av era tidstyper (läs mer om matchningslogik under System & Inställningar)

• Rätt tidstyper vara markerade för webbokning (läs mer här)

• Ni meddela oss om nya tidstyper läggs till eller förändringar sker i personalstyrkan

• Patienterna informeras om att tjänsten finns (läs mer om hur viktig Patientkommunikation är)

• Att personalen, men främst administratörer, känner till grunderna av hur Zymego fungerar för att kunna hjälpa patienterna på bästa sätt.

Ju fler patienter som känner till och använder Zymego, desto större effekt får ni.

Hur lång tid tar det tills Zymego kommer igång?

Många kliniker har återkopplat till oss att de redan under de första veckorna såg tecken på att Zymego gjorde nytta, men till det är riktigt i gång med att fylla större andel återbudstider brukar det ta cirka 2-3 månader från start.