Avbokning, ombokning samt erbjudande om tidigare tider i Muntra

Få en tidigare tid / tillsätta återbudstider

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan logga in med BankID på zymego.se och anmäla sig för att få erbjudanden om tidigare tider.
När en tid blir tillgänglig skickas meddelanden med erbjudanden ut till fem patienter åt gången. Först till kvarn tillämpas.

Erbjudanden skickas via SMS och e-post. Patienten loggar in på Zymego för att se den erbjudna tiden och tacka ja.

Hur det fungerar för kliniker

Var 15:e minut hämtar Zymego information om lediga tider från Muntras tidbok.
När systemet hittar en ledig tid som matchar patienter i väntelistan, skickas erbjudanden ut till fem patienter i taget. När ett erbjudande accepteras bokas patienten automatiskt om i TakeCares tidbok.

Ombokning

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan omboka sin tid via ombokningskalendern. De får bekräftelse på ombokningen direkt i webbappen, samt via SMS och e-post.

Hur det fungerar för kliniker

När en patient ombokar sin tid uppdateras Muntras tidbok automatiskt. Däremot uppdateras bokningsvyn i Muntra inte alltid samtidigt, därför är det viktigt att uppdatera sidan varje gång manuella bokningar görs. 
Kommentarer kopplade till bokningen följer med och ombokningen loggas i Kundportalen tillsammans med den sena ombokningskommentaren patienten kan få ange. Kommentar syns även i bokningen i Muntra (se bild/ video längre ner). Listan i Kundportalen hjälper er att veta vilka som eventuellt ska faktureras.

Ombokningsfönster

Det går att, per bokningstyp, ställa in hur långt före och efter besöket patienten ska kunna se tider att omboka på. Vissa bokningstyper kan t ex tillåta ombokning obegränsat innan sin bokade tid och 3 månader efter, medan andra behöver ha snävare ombokningsfönster för mer kontroll.

Läs mer om ombokningsfönster i artikeln Matchningslogik: Inställningar för kliniker med Muntra (länk kommer snart)

Avbokning

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan avboka sin tid. I avbokningsflödet får patienten först frågan om hen istället vill omboka sin tid. Därefter uppmanas patienten att lämna önskemål om dagar som passar (önskelista) om hen vill ha en ny tid.

Sen om-/avbokning

Om patienten försöker av-/omboka mindre än 24 timmar innan bokad tid, informeras hen om att besöket kommer att debiterat, se bild. Det är dock möjligt att ta bort denna påminnelse om så önskas för en viss bokningstyp.

Läs mer om patienters vanliga frågor och svar om bokningar på zymego.se/faq

Hur det fungerar för kliniker

Sena av-/ombokningar loggas i kundportalen så att de kan faktureras.
När en patient avbokar, uppdateras Muntras tidbok automatiskt.


Alla avbokningar loggas i kundportalen och i bokningen (se bild/ video nedan). Patienten behöver ange ett skäl för att kunna slutföra avbokningen (om ni har valt att ha funktionen med kommentar). Även kommentaren sparas och syns i kundportalen. De vanligaste svaren finns att välja med knappval, t ex Besvären har avtagit, Fått hjälp någon annanstans, Flyttat, Fått förhinder, Vill avvakta, sjuk/VAB, annan orsak (med tillval av fritext om så önskas). 

Tider som avbokas via Zymego i Muntra har antingen valt att inte få en ny tid, eller har avbokat + lämnat önskemål om att bli ombokad till önskade dagar.
Om patienten har lämnat önskemål och avbokat sin ordinarie tid, så sparar Zymego informationen om bokningen och patientens önskade dagar och bokar om patienten när en ledig tid på en passande dag dyker upp. 

Video: Till höger ser ni en avbokning i Zymego, samtidigt som ni ser var avbokningskommentaren kommer i bokningen i Muntra till vänster.

Hur vet vi att rätt patienter får erbjudanden?

Zymegos algoritmer arbetar utifrån era bokningsregler. Ni bestämmer vilka bokningstyper som får ombokas, till vilka tider, och inom vilka gränser (t.ex. max 3 dagar före, eller endast inom samma yrkeskategori). Läs mer om matchningslogik här.

Systemet ser till att:

• Erbjudanden endast går till patienter som matchar rätt bokningstyp

• Patienter får tydlig information och instruktioner

• Bokningar sker i linje med era inställningar

Vad är Zymegos kundportal?

Zymegos kundportal är er administratörers viktigaste verktyg som ger er en översikt över:

• Alla avbokningar

• Patienter på kort-varsel-listan

• Patienter på önskelistan

• Sena om- och avbokningar

• Patienter som ska faktureras

Ni når kundportalen via next.customer.zymego.app och den används främst av administrativ personal som hanterar bokningar och fakturering, samt verksamhetsledning.

Eftersom portalen innehåller många specifika funktioner har vi samlat den informationen i en separat artikel här.

Hur fungerar det med nybokningar?

Zymego kan även användas för nybokningar – till exempel när en patient ringer in men inte vet när det passar. Då kan personalen istället skicka en länk där patienten själv får välja tid inom ett förbestämt intervall.

Ni styr helt:

• Vilka bokningstyper som ska vara tillgängliga

• Om bokningen ska ske till en viss behandlare

• Hur långt fram i tiden tider ska visas

Eftersom nybokning kräver lite mer teknisk uppsättning beskriver vi det i en separat artikel under Zymego Add-ons - Nybokning med direktlänkar