Önskelistan TakeCare - FAQ

Varför finns det en önskelista?

Ombokningskalendern reflekterar alltid bara en ögonblicksbild. Vilka tider som är lediga ändrar sig hela tiden genom att patienter avbokar eller ombokar sina tider. Önskelistan ger patienter som inte hittar en passande tid i kalendern möjligheten att ändå få den perfekta tiden. På så sätt kan de via önskelistan omboka sin tid istället för att behöva avboka och ringa kliniken för ny tid.

Exempel: En patient kan bara på fredagar. När hen tittar i kalendern finns det ingen tid tillgängligt på en fredag. Utan önskelistan hade patienten behövt avboka eller ringa kliniken. Patienten kan dock välja att önskar fredagar via önskelistan. När en tid som matchar på en fredag blir ledig bokas hen in direkt.

För allmän information om Önskelistan i TakeCare - läs här.

Hur fungerar önskelistan?

Om patienten inte hittar en passande tid att omboka till i ombokningskalendern kan hen välja att lämna önskemål om dagar som passar. Sedan kan patienten välja att avboka eller behålla nuvarande tid.

Det går att önska dagar från dagens datum och så långt in i framtiden som ombokningsfönstret tillåter. Zymego hanterar önskelistan automatiskt.

När patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid loggförs avbokningen i kundportalen, med information om att patienten finns i önskelistan. Patienten "parkeras" på ett schema som heter "Zymego wishlist". Se nedan för mer information om Zymego Wishlist. 

Hur många dagar behöver patienten önska?

Patienten måste lämna önskemål om flera dagar för att Zymego i största möjliga mån ska hitta en tid som passar på en önskad dag. Hur många dagar de behöver önska beror på hur långt det tillåtna ombokningsfönstret för bokningstypen är. Patienten behöver alltid önska 20% av antal arbetsdagar som ingår i ombokningsfönstret, men aldrig mer än 12 dagar. 

Exempel:

• Ombokningsfönstret är 30 dagar från idag, dvs. 20 arbetsdagar. Antal dagar som patienten behöver önska är därmed 0,2 x 20 = 4 dagar
• Ombokningsfönstret är 60 dagar från idag, dvs. 40 arbetsdagar. Antal dagar som patienten behöver önska är därmed 0,2 x 40 = 8 dagar
• Ombokningsfönstret har ingen övre gräns. Patienten behöver då önska 12 dagar, eftersom man aldrig behöver önska mer än 12 dagar. 

Vad är "Zymego wishlist" schemat?

När patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid loggförs avbokningen i kundportalen, med information om att patienten finns i önskelistan. Patienten "parkeras", dvs ombokas i Take Care, till ett schema som heter "Zymego wishlist". Detta för att behålla kommentarer kopplade till patientens bokning.

Vi "parkerar" patienterna sex månader framåt i tiden från idag, eftersom vi inte kan söka efter historiska besök och inte vill riskera att besöket hinner passera.

Schemat "Zymego wishlist" läggs upp av kliniken.

Hur skapar jag & förlänger ett "Zymego wishlist" schema?

Läs här om hur du gör.

Vad händer om patienten väljer att önska dagar och avboka sin ordinarie tid? 

Då "parkeras" patientens bokning på ett speciellt schema i TakeCare, Zymego wishlist, som enbart är avsatt till att förvara bokningen tills om en passande tid dyker upp. Då bokar Zymego automatiskt om patienten till den önskade tiden, vilket i praktiken är en ombokning från "parkeringsschemat". På så sätt har all bokningsinformation i den ursprungliga bokningen ej gått förlorad och har hängt med hela vägen. Läs mer under Patient väljer att avboka – parkeras på "Zymego wishlist" i denna artikel.

Vad händer om patienten väljer att önska dagar och behålla sin ordinarie tid?

Om patienten väljer att behålla sin ordinarie tid efter att ha lämnat önskemål om en ny tid, sker följande:

• Patienten får erbjudanden om passande tider, om hen väljer att acceptera ett erbjudande, så ombokas hen till den nya tiden.

Varför måste alla i Zymego "aktiva" tidstyper finnas på "Zymego wishlist"?

Alla tidstyper som är aktiva i Zymego kan ombokas via önskelistan. Om några aktiva tidstyper saknas i "Zymego wishlist" schemat där vi "parkerar" patienter till de har fått en ny tid, kommer detta steg inte fungera för dessa tidstyper. Varje gång en patient försöker använda önskelistan kommer hen få ett meddelande att någonting gick fel.

Varför måste det finnas tider om minst sex månader på "Zymego wishlist"?

På "Zymego wishlist" schemat "parkeras" patienter som har avbokat och är på önskelistan tills de får en ny tid. Vi "parkerar" patienterna sex månader framåt i tiden från idag, eftersom vi inte kan söka efter historiska besök och inte vill riskera att besöket hinner passera. Därför behöver det alltid finnas tider i "Zymego wishlist" schemat om minst sex månader som vi kan boka in (parkera) patienterna på. Det är bäst att lägga schemat så långt framåt i tiden som möjligt (ett år), sedan behöver schemat förlängas regelbundet. Vi påminner er när det behöver förlängas. 

Hur ska jag hitta nya tider till alla på önskelistan?

Ni behöver inte hantera patienter på önskelistan själva, det gör Zymego automatiskt. Om Zymego inte kan hitta en passande tid till en patient på önskelistan, så kommer ni se den rödmarkerad under "önskelista" i kundportalen och då avgöra om denna patienten behöver hanteras manuellt.

Behöver jag kontakta patienter på önskelistan?

Endast om Zymego inte har hittat en passande tid till en patient (dvs patientens önskade dagar har passerat utan att en passande tid blev ledig och Zymego har därefter inte kunnat hitta en ledig tid inom två veckor) behöver patienten hanteras manuellt. Zymego hanterar i övrigt önskelistan automatiskt.  De patienter som behöver hanteras manuellt visas i Zymego kundportal under menyfliken “önskelista” och har rödmarkerats.

Varför syns en bokning med resurs Zymego under patientens bokningar i TakeCare?

Detta är ingen riktig bokning och den syns inte för patienten, det är patientens "parkerade" tid på Zymego wishlist efter att hen önskat dagar att omboka till i samband med att ha avbokat sin föregående tid. Det är från den bokningen det ska bokas om ifrån ifall patienten bokas om manuellt och inte ska vara kvar på önskelistan mer. 

Varför har en patient blivit ombokad sex månader framåt i tiden?

På "Zymego wishlist" schemat "parkeras" patienter som har avbokat och ställt sig på önskelistan, tills de får en ny tid. Vi "parkerar" patienterna sex månader framåt i tiden från idag eftersom Zymego inte lagrar historiska besök och därför inte kan söka efter det och inte vill riskera att besöket hinner passera. Det betyder dock inte att patienten har en tid om sex månader, patienten är endast parkerad på "Zymego wishlist". När en passande tid blir ledig i en behandlares schema bokas patienten in på denna tid och försvinner från "Zymego wishlist".

Får en patient två tider om vi bokar in patienten manuellt och hen är också på önskelistan i Zymego?

Nej, inte om ni ombokar patienten från "Zymego wishlist" och ni ser den "parkerade" bokningen under patientens bokningar i TakeCare. När en passande tid blir ledig för en patient som är på önskelistan, kollar Zymego om patienten fortfarande finns på "Zymego wishlist" schemat. Om patienten inte finns där längre får hen ingen ny tid.

⚠️ Viktigt! Det är därför bäst att ni ombokar patienter från "Zymego wishlist" till en ny tid när ni hanterar sådana patienter manuellt. För att se om patienten är på önskelistan, öppna patientens journal och titta under "bokningar".

Hur tar jag bort en patient från önskelistan?

Vi rekommenderar att ni tar bort patienten från "Zymego wishlist" schemat i TakeCare genom att antingen omboka eller radera bokningen. Om ni vill att önskelistan i kundportalen är uppdaterad bör ni även radera patienten i kundportalen från "önskelistan". Det har dock ingen betydelse för önskelistans funktionalitet om ni raderar patienten i kundportalen eller inte. När Zymego hittar en passande tid till en patient på önskelistan kollar systemet alltid mot TakeCare och om patienten inte finns kvar på "Zymego wishlist" schemat kommer hen inte få en ny tid. 

Vi kommer att lägga till möjlighet att automatiskt uppdatera önskelistan i kundportalen för att minska manuellt arbete.

En behandlare har slutat, vad händer med dennas patienter som är på önskelistan?

• Om en patient har en tidstyp som inte kan ombokas till andra behandlare:
  Zymego kommer inte kunna hitta en passande tid till patienten och hen kommer två veckor efter att alla önskade dagar har passerat (alltså precis som vanligt) visas som rödmarkerad i kundportalen under "önskelista". Rödmarkerad betyder att manuell hantering krävs. 
• Om en patient har en tidstyp som kan ombokas till andra behandlare:
  Patienten kommer bokas in på en annan behandlare.

Vad är skillnaden mellan önskelistan (Wishlist) och väntelistan (kort-varsel-listan) för att få en tidigare tid? 

Läs hela artikeln här.