Avbokning, ombokning & erbjudande om tidigare tider i TakeCare

Få en tidigare tid / tillsätta återbudstider

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan logga in med BankID på zymego.se och anmäla sig för att få erbjudanden om tidigare tider.
När en tid blir tillgänglig skickas meddelanden med erbjudanden ut till fem patienter åt gången. Först till kvarn tillämpas.

Erbjudanden skickas via SMS och e-post. Patienten loggar in på Zymego för att se den erbjudna tiden och tacka ja.

Hur det fungerar för kliniker

Var 15:e minut hämtar Zymego information om lediga tider från TakeCares tidbok.
När systemet hittar en ledig tid som matchar patienter i väntelistan, skickas erbjudanden ut till fem patienter i taget. När ett erbjudande accepteras bokas patienten automatiskt om i TakeCares tidbok.

Ombokning

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan omboka sin tid via ombokningskalendern. De får bekräftelse på ombokningen direkt i webbappen, samt via SMS och e-post.

Hur det fungerar för kliniker

När en patient ombokar sin tid uppdateras TakeCares tidbok automatiskt. Kommentarer kopplade till bokningen följer med.
Sena ombokningar loggas i kundportalen och listan hjälper er att veta vilka som eventuellt ska faktureras.

Ombokningsfönster

Det går att, per tidstyp, ställa in hur långt före och efter besöket patienten ska kunna se tider att omboka på. Vissa tidstyper kan t ex tillåta ombokning obegränsat innan sin bokade tid och 3 månader efter, medan andra behöver ha snävare ombokningsfönster för mer kontroll.

Läs mer om ombokningsfönster i artikeln Matchningslogik: Inställningar för kliniker med TakeCare

Avbokning

Hur det fungerar för patienter

Patienter kan avboka sin tid. I avbokningsflödet får patienten först frågan om hen istället vill omboka sin tid. Därefter uppmanas patienten att lämna önskemål om dagar som passar (önskelista) om hen vill ha en ny tid.

Sen om-/avbokning

Om patienten försöker av-/omboka mindre än 24 timmar innan bokad tid, informeras hen om att besöket kommer att debiterat, se bild.

Läs mer om patienters vanliga frågor och svar om bokningar på zymego.se/faq

Hur det fungerar för kliniker

Sena av-/ombokningar loggas i kundportalen så att de kan faktureras.
När en patient avbokar, uppdateras TakeCares tidbok automatiskt.


Alla avbokningar loggas i kundportalen. Patienten behöver ange ett skäl (fritext, minst 10 tecken) för att kunna slutföra avbokningen (om ni har valt att ha funktionen med kommentar). Även kommentaren sparas och syns i kundportalen.

För alla tider som avbokas via Zymego i TakeCare gäller att patienten har valt att inte lämna önskemål om en ny tid.
Om patienten däremot har lämnat önskemål och avbokat sin ordinarie tid, ombokas hen till ett särskilt schema: “Zymego wishlist”. Läs mer om Önskelistan

Hur vet vi att rätt patienter får erbjudanden?

Zymegos algoritmer arbetar utifrån era bokningsregler. Ni bestämmer vilka tidstyper som får ombokas, till vilka tider, och inom vilka gränser (t.ex. max 3 dagar före, eller endast inom samma yrkeskategori). Läs mer om matchningslogik här.

Systemet ser till att:

• Erbjudanden endast går till patienter som matchar rätt tidstyp

• Patienter får tydlig information och instruktioner

• Bokningar sker i linje med era inställningar

Vad är Zymegos kundportal?

Zymegos kundportal är er administratörers viktigaste verktyg som ger er en översikt över:

• Alla avbokningar

• Patienter på kort-varsel-listan

• Patienter på önskelistan

• Sena om- och avbokningar

• Patienter som ska faktureras

Ni når kundportalen via customer.zymego.app och den används främst av administrativ personal och verksamhetsledning.

Eftersom portalen innehåller många specifika funktioner har vi samlat den informationen i en separat artikel här.

Hur fungerar det med nybokningar?

Zymego kan även användas för nybokningar – till exempel när en patient ringer in men inte vet när det passar. Då kan personalen istället skicka en länk där patienten själv får välja tid inom ett förbestämt intervall.

Ni styr helt:

• Vilka bokningstyper som ska vara tillgängliga

• Om bokningen ska ske till en viss behandlare

• Hur långt fram i tiden tider ska visas

Eftersom nybokning kräver lite mer teknisk uppsättning beskriver vi det i en separat artikel under Zymego Add-ons - Nybokning med direktlänkar