Hur bör vår telefonsvarare vara strukturerad när vi använder Zymego?

Det är för att alla patienter som ringer till er ska höra om att de kan få tidigare tider via Zymego och hantera sina tider digitalt. Ju fler patienter som känner till möjligheten att använda Zymego, desto mer används tjänsten och desto färre samtal får ni. Vi har sett att det gör stor skillnad för hur väl Zymego fungerar på en mottagning.

Många patienter som ringer väljer att tala med en telefonist – även vid ärenden som kan lösas snabbt via Zymego, såsom:

• Av- och ombokning

• Få erbjudande om tidigare tider (sättas upp på kort varsel listan)

• Nybokningar (om er klinik har det aktiverat)

Genom att strukturera telefonsvararen så att Zymego nämns tidigt och tydligt, kan ni:

• Minska onödig belastning på vårdpersonalen

• Öka tillgängligheten för patienter med mer komplexa behov

• Maximera nyttan av Zymegos automatiserade flöden

Rekommenderad struktur för telefonsvararen

1. Inledning: trygg och tydlig start

“Välkommen till [Klinikens namn]. Du kan snabbt och enkelt hantera din bokning via vår digitala tjänst Zymego.”

2. Självservice först – innan manuell kontakt

Exempel:

"Vill du av- eller omboka, eller få erbjudande om snabbare tid?
Tryck 1 för att få en sms-länk till Zymego.
Tryck 2 om du vill hantera det via telefon." (om ZymegoCall används)

"Vill du boka en ny tid? Tryck 2.
Tryck 1 för att få länk till Zymego.
Tryck 2 om du inte har möjlighet att hantera bokning digitalt."

3. Telefonist – alltid sist i menyn

"Vill du tala med en telefonist? Tryck 6."