Kort varsel-tider - Hur fylls de?

Hur fyller Zymego kort-varsel tider?

Patienter som har en tid hos er som ni tillåter ombokning för (aktiv tidstyp) kan logga in med BankID på Zymego.se och anmäla sig för att få erbjudanden om tidigare tider. När en tid blir tillgänglig skickas meddelanden med erbjudanden ut till fem patienter åt gången. Först till kvarn tillämpas. Erbjudanden om tidigare tider skickas till patienten via SMS eller e-post, beroende på vad patienten valt. Patienten loggar in på Zymego för att se den erbjudna tiden och tacka ja. Om en annan patient hinner före, informeras de andra patienterna via SMS eller e-post.

Får alla patienter erbjudanden om alla tider? 

Nej, erbjudanden skickas bara till patienter som matchar den lediga tiden enligt de regler ni har satt upp för den tidstypen. 

Vi hade flera tomma tider som inte blev tillsatta av Zymego, varför?

Det kan ha flera olika anledningar: 

• Det finns inte så många patienter som använder Zymego ännu. I så fall kan det vara bra att se över hur ni informerar patienter och om det går att optimera på något sätt.
• Tidstypen som har blivit ledig är inte "aktiv" i Zymego (dvs. ska inte kunna hanteras av patienter digitalt). Passiva tider behöver hanteras manuellt.
• Ju striktare reglerna ni har valt för en tidstyp och ju fler tidstyper det finns, desto färre patienter matchar en tid när den blir ledig med kort varsel och desto mindre sannolikt kommer någon att acceptera tiden.
• Patienten har avbokat sent (<24h), men inte via Zymego och bokningen lämnas kvar på samma plats i kalendern för att hanteras av kassapersonal. På grund av att den lämnas kvar på sin plats, så hittar inte Zymego en ledig tid på den platsen. Det är därför rekommenderat att flytta avbokade bokningar till exempelvis slutet på dagen, utanför schemats arbetstider. Bokaningen kan då fortfarande hanteras av den som fakturerar sena avbokningar. På så sätt har Zymego möjlighet att fylla kort varsel-tiden.

• Det kan leda till problem om kliniken ändrar namnet på en aktiv eller passiv tidstyp i Zymego (eller ändrar hur tidstypen används) utan att informera oss, eftersom de tidigare inställningarna då fortfarande gäller för den nya versionen av tidstypen. 

Vad kan vi göra för att öka antal kort varsel tider som tillsätts via Zymego?

Vi kan tillsammans se om det finns möjligheter att optimera hur patienterna informeras och gå över reglerna för tidstyperna.

Kan patienter ställa sig på kortvarsel-listan även om de inte har en bokad tid?

I dagsläget kräver Zymego att patienten har en befintlig bokning för att kunna ställa sig på kortvarsel-listan eller önska tidigare tider. Vi förstår att detta kan vara frustrerande, särskilt när det gäller nya patienter, och vi har detta på vår utvecklingsplan för framtiden.

Tillfällig lösning:
Vi rekommenderar att ni håller tidboken öppen så långt fram i tiden som möjligt. Boka in ett besök längre fram och be patienten att ställa sig på kort-varsel-listan – då kan de få erbjudande om återbudstider när sådana blir tillgängliga.

En patient vill inte ha erbjudanden om kort varsel tider längre, vad ska hen göra?

Patienten ska göra följande:

• Logga in på Zymego.se
• Klicka på texten "Vill du inte ha kortare väntetid. Klicka här" som finns under knappen "Hantera bokning" på bokningskortet.
• En pop-up med en fråga kommer då upp: "Vill du sluta få erbjudanden om tidigare tider?". Om hen klickar på "Ja" kommer det upp en bekräftelse: "Du kommer inte längre få erbjudanden".