Matchningslogik: Inställningar för kliniker med TakeCare

Grundläggande inställningar

Grunden i Zymego är att kliniken sätter upp regler för olika tidstyper. Med hjälp av reglerna vet systemet bland annat vilka tidstyper som ska kunna hanteras digitalt av patienter och hur olika tidstyper får ombokas. Zymegos algoritm är utformad för att efterlikna hur kliniker hanterar bokningar manuellt, så att så många olika bokningstyper som möjligt också kan hanteras digitalt. Det här är en stor skillnad jämfört med de flesta andra bokningslösningar inom vården idag. Exempelvis kan man välja att vissa tidstyper ska kunna ombokas till andra behandlare och till andra besökslängder.

Läs mer: Guide till hur ni hittar era tidstyper & vad skiljer dem åt från besökstyp & bokningsunderlag?

Aktiva, passiva och dolda tidstyper

En mottagnings tider kan vara aktiva, passiva eller dolda i Zymego.

Aktiv tidstyp

Kan hanteras digitalt av patienten i Zymego, dvs. kan ombokas, avbokas och patienten kan få erbjudanden om återbudstider.

Passiv tidstyp

Den bokade tiden syns i Zymego om patienten loggar in i webbappen, men patienten får information om att tiden inte kan hanteras digitalt, utan att man behöver kontakta kliniken. Det gäller t.ex. tolk-tider. Läs mer om Bokningar med tolk - hur gör man i TakeCare

Dold tidstyp

Tidstyper som är dolda går inte att se i Zymego. Detta passar exempelvis för administrativa tidstyper.

Matchningslogik (aktiva tidstyper)

Zymego hämtar information om en patients bokning från TakeCare. Den information som används för att systemet ska veta hur tiden får ombokas är följande:

• Tidstyp (t.ex. Nybesök gastro, Återbesök gastro).

• Behandlare

• Besökets längd (t.ex. 20 min).

Basinställningen i systemet är att patienter endast kan omboka till tider med samma behandlare och samma längd. Exempelvis kan ett 30 min besök av tidstypen Nybesök gastro hos Läkare A endast ombokas till andra besök med exakt samma värden (30 min, Nybesök gastro, Läkare A).

Avancerade inställningar

I TakeCare kan matchningslogiken anpassas ytterligare utifrån era behov. Här är en lista över de inställningar som går att göra och som ni ställt in regler för under konfigureringen av era tidstyper.

Tillåt ombokning till andra behandlare

Tidstyper kan ställas in så att patienter kan omboka till andra behandlare. Det går att ställa in så att bara vissa behandlare inkluderas, eller så att vissa behandlare exkluderas.

Alla behandlare
Patienten kan omboka till alla behandlare som hanterar tidstypen.

Inkludera behandlare
Patienter kan omboka till sin ordinarie behandlare och till alla inkluderade behandlare. Se bild med exempel nedan.

Exkludera behandlare
Patienter kan omboka till alla behandlare som inte är exkluderade. Se exempel nedan.

Vilka behandlare som är inkluderade eller exkluderade behöver konfigureras i Zymego. Det är alltså enklare att inkludera/exkludera behandlare som är på kliniken under en längre tid, t.ex. specialistläkare, än ST/AT-läkare som byter arbetsplats ofta. Om behandlare som ska vara inkluderade/exkluderade slutar eller tillkommer så behöver Zymego informeras.

Tips på inställningar för att öka antalet matchningar

Minimera antal tidstyper

För att Zymego ska kunna erbjuda så många tider som möjligt till patienter vid ombokning, är det en fördel att använda så få olika tidstyper som möjligt – särskilt inom samma yrkeskategori.

Exempel:
Istället för att ha separata tidstyper som ”Nybesök läkare” och ”Återbesök läkare”, kan en mottagning välja att använda en gemensam tidstyp som t.ex. ”Läkarbesök”.
På så sätt ökar chansen att en ledig tid snabbt kan erbjudas till fler patienter – oavsett om det ursprungligen var ett ny- eller återbesök.

Ju färre tidstyper som används, desto fler bokningar kan matchas automatiskt av Zymego – särskilt viktigt vid återbud med kort varsel.

Tillåt ombokning till andra besökslängder

Tidstyper kan ställas in så att de kan ombokas till andra besökslängder. Exempelvis kan en tid på 20 min bokas in på en tid på 30 min. OBS! Denna inställning gör att alla besökslängder ignoreras, dvs. ett 40 min besök av en viss tidstyp kan bokas in på en 20 min besök av samma tidstyp. 

Maximalt antal ombokningar

Det är möjligt att begränsa antal gånger som patienter får omboka. Enligt vår erfarenhet och data ombokar runt 96% av patienter maximalt tre gånger och bara 4% oftare. Om ni vill begränsa antal ombokningar rekommenderar vi därför sätta gränsen på max. 3 ombokningar.

Ombokningsfönster – inom vilken tidsram kan patienter omboka?

Två typer av ombokningsfönster:

• Ger kontroll över när patienten får komma.
• Passar bra för medicinskt styrda återbesök.

• Om bokningen ligger långt fram kan det bli svårt att hitta en ny tid med kort varsel – trots att tider finns.

• Hjälper patienter att hitta tider snabbt.
• Särskilt användbart vid perioder med få tillgängliga tider (t.ex. sommar, jul).

• Mindre lämpligt vid strikt uppföljningsintervall.
• Ett för kort "från idag"-fönster kan begränsa tillgången till tider för patienter med bokningar längre fram.

Tips

• Ett långt ombokningsfönster (t.ex. obegränsat tidigare, en månad senare)
• Ett tillräckligt långt från-idag-fönster (t.ex. minst två månader)
• Om det inte finns några risker med att patienten ombokar för långt fram i tiden, välj ett generöst ombokningsfönster i relation till bokad tid, t.ex. obegränsat tidigare och två eller tre månader senare.