Vanliga support-ärenden från TakeCare-kliniker

1. Hur ska vi fakturera sena av-/ombokningar om tiden försvinner från kalendern vid avbokning via Zymego?

Svar:
Vi rekommenderar att ni följer upp sena avbokningar och ombokningar via flikarna i Kundportalen. Om avbokningen görs manuellt via telefon och ni vill behålla bokningen för uppföljning eller fakturering, kan ni flytta den till slutet av schemat istället för att ta bort den. Det är viktigt att tiden blir ledig i schemat för att Zymego ska kunna erbjuda den till andra patienter med kort varsel. Bokningen kan fortfarande markeras som "Uteblivet" i bokningsunderlaget vid behov.

2. Hur kunde en patient boka en tid trots att den var spärrad?

Svar:
Spärrade tider i TakeCare ska inte kunna bokas via Zymego. Om en patient ändå lyckas boka en sådan tid beror det oftast på att spärren tillfälligt varit borttagen eller på ett tillfälligt tekniskt fel i TakeCare. Zymego visar endast tider som skickas från journalsystemet. Kontrollera spärrarna i TakeCare och kontakta gärna journalsystemets support om felet kvarstår.

Läs mer om spärrade tider i kalendern här.

3. Kan patienter omboka till en annan läkare med annan tidslängd i Zymego?

Svar:
Ja, det är möjligt för de besökstyper man har aktiverat det för, men inte annars. Exempel på inställning av regler:
För "Nybesök" tillåts ombokning till samma tidstyp även om tidslängden skiljer sig (t.ex. från 30 till 20 min). För andra tidstyper, som återbesök, är detta inte tillåtet enligt klinikens regler.

Läs mer om matchningslogik här.

4. Vi vill inte förlänga Zymego Wishlist schemat 1 år, vi vill inte ha bokade patienter så långt fram.

Svar:
När Zymego varnar om att Wishlist-schemat börjar ta slut gäller det inte bokningsbara tider utan att patienter inte längre kan parkeras i framtiden när de önskar tider via önskelistan. Förlängning behövs för att möjliggöra fortsatt hantering i systemet, inte för att ge patienter möjlighet att boka så långt fram. En längre schemaperiod minskar behovet av frekventa uppdateringar. Ni kan dessutom lägga tider över alla helgdagar, det kommer aldrig synas för patienten, det är alltid bara en "parkeringsplats".

Läs mer om Önskelistan här.

5. Vad hände när vår patient fick två tider – en via Zymego och en via kallelse?

Svar:
Om en patient tackar ja till en ny tid via Zymego får hen en direkt bekräftelse från Zymego. Dock skickas inga nya kallelser automatiskt från TakeCare. Om patienten senare får en annan kallelse från kliniken (t.ex. via personal), kan det bero på ett internt misstag eller dubbelbokning. Vi rekommenderar att kliniken dubbelkollar om ny tid bokats manuellt efter att Zymego bokade in en tid. 

6. Varför ser vissa patienter dubbla tider i 1177 för samma besök?

Svar:
Detta kan inträffa om två tider (t.ex. för PDT och USK) är schemalagda i samma bokningsunderlag i TakeCare. Även om Zymego visar endast en tid enligt era inställningar, har Zymego ingen kontroll över vad som visas i 1177, eftersom 1177 hämtar och visar tider baserat på sin egen logik och eventuella tilläggstjänster.

Tips:

• Säkerställ att dubbeltiderna inte innehåller flera aktiva tidstyper som kan synas i 1177.
• Om ni tidigare hanterade dubbeltider på annat sätt (t.ex. separata tider eller med särskilda tidstyper), se över om det nuvarande schemaläggningssättet bör justeras.

Exempel:
En patient visade upp 1177 och såg två tider för samma dag: en kl. 10:00 och en kl. 15:00 – trots att hen bara skulle komma på en behandling. Zymego visade korrekt endast tiden 10:00, men 1177 visade båda eftersom bokningen innehöll två tider i TakeCare.

7. Hur tas en patient bort från kort varsel-listan om vi bokar dem manuellt?

Svar:
Om ni ombokar patientens befintliga tid försvinner de automatiskt från listan.
Om ni istället skapat en ny tid måste den gamla bokningen avbokas manuellt. Om patienten hinner få ett erbjudande innan listan uppdaterats, kan de själva logga in i Zymego för att tacka nej och välja att inte få fler erbjudanden via länken som är precis under knappen "Hantera bokning" (se bild)

8. Varför får vissa patienter ny tid trots att de tackat nej vid avbokning?

Svar:
Detta beror inte på Zymego, utan på hur TakeCare hanterar sin interna väntelista vid digitala avbokningar.

Om en patient har bokats via TakeCares väntelista, så placeras hen automatiskt tillbaka där när tiden avbokas via ett API (t.ex. Zymego). Detta kan leda till att patienten får en ny tid automatiskt från TakeCare – trots att de tackat nej via Zymego.

Exempel:

En patient avbokar sin tid i Zymego och anger:
"Jag har fått hjälp på annan klinik och behöver ingen ny tid."

Ändå får patienten en ny kallelse – eftersom hen automatiskt hamnade på TakeCares interna väntelista igen vid avbokningen.

Rekommendation:

För att undvika att patienter får nya tider mot sin vilja:

• Gå in i TakeCare och ta bort patienten från den interna väntelistan manuellt.
• Följ upp patientens meddelande i Zymegos kundportal. Alla digitala avbokningar sparas där, inklusive meddelandet som patienten skrev.
• Ni kan också välja att stänga av meddelandefältet i Zymego vid avbokning om det inte används.