Hur arbetar vi i Muntra tillsammans med Zymego på bästa sätt?

Här är en sammanställning av vad ni behöver känna till och hur ni bäst arbetar för att undvika bokningsfel, t ex dubbelbokningar som potentiellt skulle kunna ske på ett schema om nedanstående rutiner inte följs. 

Viktigta rutiner ⚠️

1. Skapa alla nya bokningar med en "färg"/ bokningstyp
2. Uppdatera alltid Muntra innan ny bokning skapas

3. Sätt spärrade block/ återkommande händelser (t.ex. ledighet) långt fram & som "Upptagen"

4. För kontroll av speciella bokningar - använd nyckelord för att låsa tider i kalendern

5. Dubbelkolla att ni har rätt inställningar i Muntra
   
   

1. Skapa alla nya bokningar med en "färg"/ bokningstyp

Om ni skapar en bokning genom att enbart lägga en bokning i kalendern utan att välja en "färg"/bokningstyp, så kommer inte Zymego kunna hantera tiden. Patienten kan se tiden i Zymego, men får informationen om att bokningen inte kan hanteras digitalt. Det innebär att patienten måste ringa er för ombokning. 

Zymego har satt alla bokningsregler relaterat till era bokningstyper, därför måste en sådan vara kopplad till bokningen.

2. Uppdatera alltid Muntra innan ny bokning skapas

Som många känner till sedan tidigare så uppdateras inte Muntras schema alltid automatiskt i realtid på skärmen. Zymego kan göra en bokning i bakgrunden som inte alltid uppfattas med en gång.

• Risken: Om ni har bokningsfönstret öppet länge kan en tid se ledig ut trots att Zymego precis har bokat den. Om ni då bokar in en patient manuellt på samma tid kan en dubbelbokning uppstå.
• Best practice: Gör det till en vana att ladda om sidan (refresh) med jämna mellanrum, och alltid precis innan ni bokar in en patient manuellt när ni sitter i samtal.

3. Sätt spärrade block/ återkommande händelser (t.ex. ledighet) långt fram & som "Upptagen"

Om ni vill att ett block/ händelser av tider ska vara spärrade från att kunna bokas av Zymego så måste ni göra rätt inställningar i händelsen i schemat. Zymego läser av schemat exakt så som det är lagt i Muntra. Om en vårdgivare är ledig varje måndag "tills vidare", men ni har satt ett slutdatum för denna ledighet/återkommande händelse i Muntra (t.ex. vid halvårsskiftet), kommer Zymego tro att vårdgivaren är tillgänglig igen efter det datumet.

• Risken: Patienter kan boka tider långt fram i tiden på dagar då personalen egentligen inte jobbar, bara för att det återkommande schemat "tagit slut" i systemet.
• Best practice: När ni lägger in återkommande blockeringar eller ledighet, sätt inget slutdatum (eller ett datum väldigt långt fram i tiden) och glöm inte att sätta "Bokningsbar: Upptagen", se bilden nedan. Var medvetna om att Zymego ser allt som ledigt så fort en blockering löper ut. Ombokningsfönster på bokningstypen kan regleras i Zymego och hindrar patienten från att se tider längre fram än bestämt fönster. 

Markera alltid händelsen som Upptagen.

4. För kontroll av speciella bokningar - använd nyckelord för att låsa tider i kalendern

Muntra har stöd för att blockera tider för bokning, ombokning eller till en specifik behandlare – utan att behöva skapa särskilda tidstyper. Det görs genom att skriva in särskilda nyckelord i kommentarsfältet på bokningen:

• låst – Låser bokningen helt = den kan varken om- eller avbokas

• tolk – Förhindrar att Zymego bokar om

• ll – Två små "L" låser bokningen till en viss behandlare (”läkarlåst”)

Detta är en smidig lösning för att styra bokningsflödet utan att behöva skapa nya tidstyper.

5. Dubbelkolla att ni har rätt inställningar i Muntra

Läs här om: Vilka inställningar behöver göras inne i Muntra