Matchningslogik: Inställningar för kliniker med Webdoc

Grundläggande inställningar

Grunden i Zymego är att kliniken sätter upp regler för olika tidstyper. Med hjälp av reglerna vet systemet bland annat vilka tidstyper som ska kunna hanteras digitalt av patienter och hur olika tidstyper får ombokas. Zymegos algoritm är utformad för att efterlikna hur kliniker hanterar bokningar manuellt, så att så många olika bokningstyper som möjligt också kan hanteras digitalt. Det här är en stor skillnad jämfört med de flesta andra bokningslösningar inom vården idag. Exempelvis kan man välja att vissa tidstyper ska kunna ombokas till andra behandlare och till andra besökslängder.

Aktiva, passiva och dolda tidstyper

En mottagnings tider kan vara aktiva, passiva eller dolda i Zymego.

Aktiv tidstyp

Kan hanteras digitalt av patienten i Zymego, dvs. kan ombokas, avbokas och patienten kan få erbjudanden om återbudstider.

Passiv tidstyp

Den bokade tiden syns i Zymego om patienten loggar in i webbappen, men patienten får information om att tiden kan inte hanteras digitalt, utan att man behöver kontakta kliniken. T ex tolk-tider. Läs mer om Tolk-, SVF- & läkarlåsta bokningar

Dold tidstyp

Tidstyper som är dolda går inte att se i Zymego. Detta passar exemplevis för administrativa tidstyper.

Matchningslogik (aktiva tidstyper)

Zymego hämtar information om en patients bokning från journalsystemet. Den information som används för att systemet ska veta hur tiden får ombokas är följande:

Tidstyp (t.ex. Nybesök gastro, Återbesök gastro).
Behandlare
Besökets längd (t.ex. 20 min).

Basinställningen i systemet är att patienter endast kan omboka till tider med samma behandlare och samma längd. Exempelvis kan ett 30 min besök av tidstypen Nybesök gastro hos Läkare A endast ombokas till andra besök med exakt samma värden (30 min, Nybesök gastro, Läkare A).

Avancerade inställningar för Webdoc

I Webdoc kan matchningslogiken anpassas ytterligare utifrån era behov. Här är en lista över de inställningar som går att göra och som ni ställt in regler för under konfigureringen av era tidstyper.

Läs mer här om vilka inställningar som behövs göras i WebDoc.

Tillåt ombokning till andra behandlare

Tidstyper kan ställas in så att patienter kan omboka till andra behandlare. Det går att ställa in så att bara vissa behandlare inkluderas, eller så att vissa behandlare exkluderas.

Alla behandlare
Patienten kan omboka till alla behandlare som hanterar tidstypen.

Inkludera behandlare
Patienter kan omboka till sin ordinarie behandlare och till alla inkluderade behandlare. Se bild med exempel nedan.

Exkludera behandlare
Patienter kan omboka till alla behandlare som inte är exkluderade. Se exempel nedan.

Vilka behandlare som är inkluderade eller exkluderade behöver konfigureras i Zymego. Det är alltså enklare att inkludera/exkludera behandlare som är på kliniken i en längre tid till ex. specialistläkare än ST/AT läkare som växlar arbetsplats ofta. Om behandlare slutar eller tillkommer som ska vara inkluderade/exkluderade behöver Zymego informeras.

Låsa specifika bokningar

Unikt för WebDoc är att även om en tidstyp är aktiv i Zymego kan ni låsa enskilda bokningar från att hanteras digitalt. Detta görs genom att lägga in särskilda nyckelord i kommentarsfältet på bokningen:

svf – används för SVF-bokningar
tolk – används när patienten har tolk
låst – generell spärr
ll – står för läkarlåst, och gör att patienten endast kan boka om till samma behandlare

Tips i inställningar för att öka antalet matchningar

Tillåt ombokning över tidstyper

Ni kan även tillåta att patienter ombokar sig mellan olika tidstyper. Ett vanligt exempel är att ett nybesök kan ombokas till en tidstyp för återbesök. Det ökar chanserna att en ledig tid blir fylld och minskar risken för att tider står tomma.

Ni kan även välja om denna regel ska gälla i båda riktningar eller bara ena hållet. Exempelvis kan ni låta återbesök bokas om till nybesök, men inte tvärtom.

Tillåt ombokning till andra besökslängder

Tidstyper kan ställas in så att de kan ombokas till andra besökslängder. Exempelvis ett nybesök på 30 min som kan ombokas till ett nybesök på 20 min.

Konvertera tidstyper före besöket

Om ni har tidstyper som är reserverade för särskilda patientgrupper, exempelvis SVF-patienter, kan dessa omvandlas till en annan tidstyp om tiden inte blir bokad i tid. Exempel: Om en SVF-tid inte är bokad 24 timmar innan besöket, kan den göras om till en tidstyp för nybesök. Detta ökar chanserna att fylla tider med kort varsel och minskar risken för tomma tider.

Maximalt antal ombokningar

Det är möjligt att begränsa hur många gånger patienter få omboka. Enligt vår erfarenhet (och statistik) ombokar runt 96% av patienter maximalt tre gånger och bara 4% oftare. Om ni vill begränsa antal ombokningar rekommenderar vi därför sätta gränsen på max. 3 ombokningar.

Ombokningsfönster – inom vilken tidsram kan patienter omboka?

I Zymego kan ni styra hur långt före eller efter en bokad tid patienter får omboka. Inställningarna görs per tidstyp och påverkar direkt hur flexibelt systemet fungerar – ju generösare fönster, desto större chans att patienter hittar en passande ny tid.

Exempelvis väljer kliniker ofta att patienter med tidstyper “Nybesök” får komma obegränsat mycket tidigare. När det kommer till “Återbesök” vill man oftast att patienter kommer tillbaka efter en viss tid. Då är det möjligt att sätta en gräns på till exempel en eller två veckor tidigare än bokad tid.

Två typer av ombokningsfönster:

Det finns två olika typer av ombokningsfönster och dessa kan även kombineras vid behov.

1. I relation till bokad tid

Anger hur många dagar före eller efter bokningen som ombokning tillåts.

Exempel: Nybesök kan ofta bokas om obegränsat tidigare, medan återbesök ibland begränsas till max två veckor tidigare för att följa uppföljningsplaner.

Fördelar:

Ger kontroll över när patienten får komma.
Passar bra för medicinskt styrda återbesök.

Nackdelar:

Om bokningen ligger långt fram kan det bli svårt att hitta en ny tid med kort varsel – trots att tider finns.

2. I relation till dagens datum ("från idag")

Styr hur långt fram i tiden patienter får se tider, oavsett när deras bokade tid ligger.

Exempel: Ett fönster på 2 månader från idag gör att patienten alltid ser minst två månader av tider, även vid kort varsel.

Fördelar:

Hjälper patienter att hitta tider snabbt.
Särskilt användbart vid perioder med få tillgängliga tider (t.ex. sommar, jul).

Nackdelar:

Mindre lämpligt vid strikt uppföljningsintervall.
Ett för kort "från idag"-fönster kan begränsa tillgången till tider för patienter med bokningar längre fram.

Kombinerade ombokningsfönster

En kombination av ombokningsfönstren kan användas om ni vill minimera risken att patienten ombokar för långt fram i tiden, men samtidigt vill säkerställa att patienten hittar en ny tid om hen behöver omboka med kort varsel.

Exempel:

En patient har en nybesökstid om tre månader. Inställningen för ombokningsfönstret i relation till bokad tid är obegränsat tidigare och en månad senare än den bokade tiden.

Detta ger patienten ett ombokningsfönster på totalt fyra månader för att hitta en ny tid. Men om patienten till exempel behöver boka om sitt besök med bara två dagars varsel, kan hen endast se nya tider som ligger inom en månad från den ursprungliga besökstiden. Det gör det betydligt svårare att hitta en ny tid och patienten kan antingen behöva avboka eller ringa kliniken. Det blir särskilt märkbart under semestertider och runt jul.

För att lösa detta kombinerar vi det befintliga ombokningsfönstret (i relation till bokad tid) med ett ombokningsfönster i relation till dagens datum. I vårt exempel är detta fönster satt till två månader framåt från dagens datum. Det innebär att patienten alltid kan se tider minst två månader från dagens datum, men om den bokade tiden ligger längre fram i tiden, t.ex. tre månader från dagens datum, kan patienten se tider fram t.o.m. en månad efter sitt bokade besök, vilket ger en period om totalt fyra månader.

Tips

För att öka chanserna att patienter hittar tider att omboka till, rekommenderar vi:

Ett långt ombokningsfönster (t.ex. obegränsat tidigare, en månad senare)
Ett tillräckligt långt från-idag-fönster (t.ex. minst två månader)
Om det inte finns några risker med att patienten ombokar för långt fram i tiden, välj ett generöst ombokningsfönster i relation till bokad tid, t.ex. obegränsat tidigare och två eller tre månader senare.

📞Tveka inte att höra av er till vår support om ni har frågor - zymego.se/kundsupport